1.Kto jest administratorem danych
Administratorem Twoich danych osobowych jest Clearport Ltd, 3A Percy Avenue, Ashford TW15 2PB, Wielka Brytania, spółka zarejestrowana w Anglii i Walii pod numerem 16963071.
W sprawach dotyczących danych osobowych napisz na adres customs@clearport-ltd.co.uk albo listownie na adres siedziby. Odpowiemy po polsku lub po angielsku.
Przetwarzamy dane zgodnie z brytyjskim RODO (UK GDPR) i ustawą Data Protection Act 2018. Jeśli jesteś w Unii Europejskiej, stosujemy także zasady unijnego RODO (GDPR).
2.Jakie dane zbieramy
Zbieramy tylko dane potrzebne do odpowiedzi na zapytanie i wykonania usługi:
- dane kontaktowe – imię i nazwisko, nazwa firmy, e-mail, telefon, preferowany sposób kontaktu i język;
- dane firmy – numer EORI, numer VAT, numer rejestrowy, adres siedziby, dane osoby upoważnionej;
- dane przesyłki lub przeprowadzki – opis towaru, wartości, trasa, przewoźnik, numery rejestracyjne pojazdów, terminy;
- dokumenty, które przesyłasz – np. faktury, listy rzeczy (packing list), dowody rejestracyjne, a przy przeprowadzce także kopię paszportu i potwierdzenia adresu;
- korespondencję z nami – e-maile, wiadomości i notatki z rozmów;
- dane techniczne – podstawowe informacje o przeglądarce i urządzeniu, niezbędne do działania strony;
- dane o korzystaniu ze strony – tylko jeśli zgodzisz się na „Analitykę”: odwiedzone podstrony, czas, kliknięcia, typ urządzenia, źródło wejścia i przybliżona lokalizacja (więcej w polityce cookies).
Nie zbieramy danych szczególnych kategorii (np. o zdrowiu). Prosimy, żeby nie przesyłać ich w załącznikach.
3.Po co i na jakiej podstawie
| Cel | Podstawa prawna |
|---|---|
| Odpowiedź na zapytanie i przygotowanie wyceny | Działania przed zawarciem umowy na Twoje żądanie |
| Wykonanie usługi – zgłoszenia celne, ENS, GMR, tranzyt, wnioski ToR | Wykonanie umowy |
| Przekazanie danych urzędom celnym i podatkowym | Obowiązek prawny (przepisy celne i podatkowe) |
| Przechowywanie dokumentacji odpraw i rozliczeń | Obowiązek prawny |
| Rozliczenia, faktury i dochodzenie należności | Wykonanie umowy i prawnie uzasadniony interes |
| Kontakt w sprawie trwającej współpracy | Prawnie uzasadniony interes |
| Zapis szkicu formularza w Twojej przeglądarce | Twoje działanie – możesz go w każdej chwili usunąć |
| Statystyki strony i powiązanie wizyty z wysłanym zapytaniem | Zgoda (kategoria „Analityka” w banerze) – możesz ją wycofać w „Ustawieniach cookies” |
Nie wysyłamy newslettera i nie wykorzystujemy Twoich danych do marketingu. Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na automatycznym przetwarzaniu.
4.Komu przekazujemy dane
Przekazujemy dane tylko wtedy, gdy jest to potrzebne do wykonania usługi albo wymagają tego przepisy:
- urzędom celnym i podatkowym – HMRC w Wielkiej Brytanii oraz urzędom celnym krajów, przez które przejeżdża towar;
- partnerskim agencjom celnym we Francji, Holandii, Szwajcarii i Norwegii – przy odprawach po stronie UE i EFTA;
- przewoźnikom i spedytorom, z którymi współpracujesz – w zakresie numerów potrzebnych do przejazdu;
- dostawcom usług IT – hosting strony, obsługa formularza i poczty e-mail – na podstawie umów powierzenia;
- księgowym i doradcom prawnym – gdy jest to niezbędne do rozliczeń lub obrony roszczeń.
Nie sprzedajemy danych i nie udostępniamy ich w celach marketingowych.
5.Przekazywanie danych za granicę
Odprawy celne z natury dotyczą kilku krajów. Dane mogą trafić do krajów Unii Europejskiej, Szwajcarii i Norwegii. Wielka Brytania uznaje te kraje za zapewniające odpowiedni poziom ochrony danych.
Jeśli dostawca usług IT przetwarza dane poza tymi krajami, stosujemy zabezpieczenia wymagane prawem, np. standardowe klauzule umowne zatwierdzone dla Wielkiej Brytanii.
6.Jak długo przechowujemy dane
Nie stosujemy jednego sztywnego terminu. Dane przechowujemy tak długo, jak są potrzebne do celu, w którym je zebraliśmy, albo tak długo, jak wymagają tego przepisy:
- zapytania i związana z nimi korespondencja – tak długo, jak to potrzebne do obsługi zapytania, przygotowania wyceny, świadczenia usługi i prowadzenia dokumentacji współpracy z klientami, albo do czasu, aż poprosisz nas o ich usunięcie (chyba że przepisy wymagają ich dalszego przechowywania);
- dokumentacja odpraw celnych i rozliczeń – przez okres wymagany przepisami celnymi i podatkowymi, zwykle do 6 lat od końca roku rozliczeniowego;
- umowy i korespondencja dotycząca umowy – do upływu terminu przedawnienia roszczeń;
- dane analityczne o wizytach (tylko za Twoją zgodą) – tak długo, jak są przydatne do ulepszania strony i obsługi zapytań, albo do czasu, aż poprosisz nas o ich usunięcie;
- szkic formularza w przeglądarce – do wysłania formularza albo do usunięcia przez Ciebie.
Regularnie sprawdzamy, czy przechowywane dane są nadal potrzebne. W każdej chwili możesz poprosić o usunięcie swoich danych – patrz „Twoje prawa”.
7.Twoje prawa
Masz prawo:
- uzyskać dostęp do swoich danych i ich kopię;
- poprawić nieprawidłowe dane;
- żądać usunięcia danych, jeśli nie musimy ich przechowywać z mocy prawa;
- żądać ograniczenia przetwarzania;
- sprzeciwić się przetwarzaniu opartemu na prawnie uzasadnionym interesie;
- otrzymać dane w formacie nadającym się do przeniesienia.
Aby skorzystać z praw, napisz na customs@clearport-ltd.co.uk. Odpowiemy w ciągu miesiąca.
Masz też prawo złożyć skargę do brytyjskiego organu ochrony danych – Information Commissioner's Office (ICO), ico.org.uk. Jeśli mieszkasz w UE, możesz złożyć skargę także do organu w swoim kraju, w Polsce – do Prezesa UODO.
8.Bezpieczeństwo
Strona korzysta z szyfrowanego połączenia (HTTPS). Dostęp do dokumentów mają tylko osoby, które obsługują Twoje zlecenie. Przesyłane załączniki służą wyłącznie do wykonania usługi.
Podanie danych jest dobrowolne, ale bez nich nie przygotujemy wyceny ani zgłoszeń celnych.
9.Zmiany polityki
Możemy aktualizować tę politykę, np. przy zmianie przepisów lub usług. Aktualna wersja jest zawsze na tej stronie, z datą ostatniej zmiany u góry.